PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Definición: Los eventos son herramientas en las relaciones públicas.

Es un certamen donde se estimula el conocimiento científico, social y artístico, sin una frecuencia determinada, con óptima organización y creatividad.

ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

Es importante tener en consideración los siguientes elementos:

- Análisis detallado de las potencialidades de cada organismo, institución o asociación para convocar eventos.

-Conocimientos del glosario de términos y clasificación del evento.

-Conocimiento detallado de la metodología establecida por en ABC para la presentación de los eventos y el respeto absoluto a la información que se solicita como elemento primordial.

-Presentación de la metodología, con información requerida en los plazos establecidos.

-Discusión de los eventos.

-Confección de un plan y perspectiva.

Para cualquier evento se constituye un comité organizador que debe cumplir con el programa, lograr buenos resultados financieros cumpliendo con los propósitos y pronósticos acordados.

• Establecer contactos por el organismo o entidad organizadora para las coordinaciones del evento.
• Reunión para distribuir tareas y confeccionar plan de trabajo
• Determinar requerimientos y revisión de los requerimientos solicitados y el presupuesto.
• Establecimiento del cronograma de trabajo.
• Chequeos y reuniones con las prestaciones de servicios, chequeos periódicos.
• Cumplimiento de etapas: promoción, publicidad, información, documentación.
• Ejecución del evento
• Evaluación final del evento.

¿COMO ORGANIZAR UN EVENTO?

v Definición de objetivo y metas ¿Qué quiero?

v Análisis de recursos ¿Qué necesito como lo voy a conseguir, quien, con que?

v Estructura organizacional: definir actividades y dividir responsabilidades entre el equipo(organizarse en comités)

v Productos: Diagrama de Gant, presupuesto, flujo de efectivo.

v Realizar un proyecto acerca del evento.

v Realizar un presupuesto con respaldo de reformas.

v Realizar contactos externos (invitados, proveedores, ponentes, reservaciones etc.)

v Búsqueda de patrocinios y donativos.

v Difusión y promoción.

v Sucede el evento.

v Evaluación de resultados, reporte, cierre.

vEntrega de agradecimientos.

¿Qué se necesita? Idea clara, cronograma, bitácora y memoria de actividades, logística apropiada, establecer presupuesto adecuado.

LO QUE NO SE DEBE HACER

· Dejar la promoción del evento en fechas próximas a su realización

· Definir fechas sin tener en cuanta los días feriados.

· Diseñar la publicidad con poca información.

· No debe imperar la informalidad a la hora de visitar empresas para informar sobre el evento.

LO QUE SE DEBE TENER CLARO

Fechas - cantidad estimada de participantes - lugar del evento idóneo para brindar un buen servicio – publico objetivo claramente definido – temática del evento – Disponibilidad de expositores – costos equilibrados.

- Tipo de acto que se quiere realizar

- Objetivo

- fecha