PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Definición: Los eventos son herramientas en las relaciones públicas.

Es un certamen donde se estimula el conocimiento científico, social y artístico, sin una frecuencia determinada, con óptima organización y creatividad.

ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

Es importante tener en consideración los siguientes elementos:

- Análisis detallado de las potencialidades de cada organismo, institución o asociación para convocar eventos.

-Conocimientos del glosario de términos y clasificación del evento.

-Conocimiento detallado de la metodología establecida por en ABC para la presentación de los eventos y el respeto absoluto a la información que se solicita como elemento primordial.

-Presentación de la metodología, con información requerida en los plazos establecidos.

-Discusión de los eventos.

-Confección de un plan y perspectiva.

Para cualquier evento se constituye un comité organizador que debe cumplir con el programa, lograr buenos resultados financieros cumpliendo con los propósitos y pronósticos acordados.

• Establecer contactos por el organismo o entidad organizadora para las coordinaciones del evento.
• Reunión para distribuir tareas y confeccionar plan de trabajo
• Determinar requerimientos y revisión de los requerimientos solicitados y el presupuesto.
• Establecimiento del cronograma de trabajo.
• Chequeos y reuniones con las prestaciones de servicios, chequeos periódicos.
• Cumplimiento de etapas: promoción, publicidad, información, documentación.
• Ejecución del evento
• Evaluación final del evento.

¿COMO ORGANIZAR UN EVENTO?

v Definición de objetivo y metas ¿Qué quiero?

v Análisis de recursos ¿Qué necesito como lo voy a conseguir, quien, con que?

v Estructura organizacional: definir actividades y dividir responsabilidades entre el equipo(organizarse en comités)

v Productos: Diagrama de Gant, presupuesto, flujo de efectivo.

v Realizar un proyecto acerca del evento.

v Realizar un presupuesto con respaldo de reformas.

v Realizar contactos externos (invitados, proveedores, ponentes, reservaciones etc.)

v Búsqueda de patrocinios y donativos.

v Difusión y promoción.

v Sucede el evento.

v Evaluación de resultados, reporte, cierre.

vEntrega de agradecimientos.

¿Qué se necesita? Idea clara, cronograma, bitácora y memoria de actividades, logística apropiada, establecer presupuesto adecuado.

LO QUE NO SE DEBE HACER

· Dejar la promoción del evento en fechas próximas a su realización

· Definir fechas sin tener en cuanta los días feriados.

· Diseñar la publicidad con poca información.

· No debe imperar la informalidad a la hora de visitar empresas para informar sobre el evento.

LO QUE SE DEBE TENER CLARO

Fechas - cantidad estimada de participantes - lugar del evento idóneo para brindar un buen servicio – publico objetivo claramente definido – temática del evento – Disponibilidad de expositores – costos equilibrados.

- Tipo de acto que se quiere realizar

- Objetivo

- fecha

CLASIFICACIÓN DE EVENTOS

1. Por su carácter: pueden ser congresos, conferencias, simposios, seminarios, convenciones, debates, foros, reuniones informales, panel o debate de expertos, mesas redondas, talleres y asambleas.

a) CONGRESOS: Reunión regular de algunos cientos de personas sobre una base de representatividad pertenecientes a una esfera profesional, culturas, religiosa o política. Se convoca con el objetivo de discutir un tema especifico, las contribuciones y discusión del tema solo provienen de los asociados a la organización promotora se puede convocar anual o casa 2,3 o 5 años, dura algunos días con sesiones simultaneas.
b) CONFERENCIAS: Cualquier grupo organizado, organismo, asociación que desee dialogar, hacer público un asunto, emitir un mensaje o intercambiar puntos de vista. Su objetivo es el estudio o información sobre investigaciones sociales, culturales, científicas etc. Que requieren una activa contribución de los participantes, Estos eventos son de corta duración, no tienen una continuidad o periocidad y si se plantean objetivos específicos.

c) SIMPOSIO: Reunión de expertos de una esfera especifica donde se presenta trabajos que se someten a discusión con el objetivo de hacer recomendaciones sobre el problema debatido.

d) CONVENCIONES: Reunión general y formal de un organismo legislativo económico o social con el propósito de ofrecer información sobre una situación para deliberar y lograr consenso sobre políticas entre los participantes. Duración limitada y no tiene frecuencia determinada.

e) MESAS REDONDAS: Grupo de expertos reunidos para revisar y discutir temas profesionales especializados las sesiones pueden ser cerradas y/o abiertas, incluyendo la discusión publica con el objetivo de aumentar la conciencia acerca de los temas debatidos que estimule políticas institucionales o de otro tipo.

2. Por su naturaleza: pueden ser eventos internacionales, nacionales con participación internacional y nacional.

f) EVENTOS INTERNACIONALES: Pueden ser originados por alguna institución de carácter regional o mundial y que la sede sea nuestro país y eventos creados por nuestro país se les da carácter internacional por el contenido de sus temas ye s auspicio de instituciones internacionales.
g) EVENTOS NACIONALES CON PARTICIPACIÓN INTERNACIONAL: se trata en su mayoría de carácter científico técnico para promover la participación extranjera y se busca el auspicio de organismos internacionales o de personalidades de reconocido prestigio. Deben ser totalmente autofinanciados.
h) EVENTOS NACIONALES: son puramente nacionales y puede o no tener invitados extranjeros.

TIPS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Planee con anticipación: Realice una reunión de planeación para definir las estrategias del evento. Asegúrese de que sea un grupo reducido de personas el responsable del evento, notifique a las autoridades (por ejemplo, a la policía de tránsito si se trata de una marcha), y garantice que haya un grupo de personas antes y después del evento que prepare y limpie el sitio. Una buena regla es planear el evento pensando en lograr el máximo de publicidad causando el menor número de molestias posibles.
• Construya alianzas: en ocasiones es útil convocar a individuos y organizaciones prominentes para que apoyen el evento; ellos pueden sugerir un vocero, ayudar con los preparativos prácticos y disponer de personal para asistir al evento. Asegúrese de que todos los participantes en la organización del evento estén bien informados sobre el tema, entiendan el mensaje que se trata de transmitir y comparta información y documentos con todos los organizadores.
• Publicite el evento: usted necesitará de una estrategia de publicidad para convocar apoyo y explicar a la comunidad la justificación del evento. Esto se puede lograr a través de la distribución de volantes, la instalación de pendones en sitios públicos, publicidad en medios, la utilización de las secciones de anuncios gratis de estaciones de radio locales, etc. A veces la mejor publicidad consiste en correr la voz, de modo que pídale a sus aliados que telefoneen a otros y corran la voz.
• Comunique su mensaje: si el evento ocurre cerca o frente a una edificación pública, es mejor comunicarle a los transeúntes de qué se trata el evento y cuál es el mensaje que se quiere transmitir. Asegúrese de tener pendones y material visual e impreso que contenga y explique el mensaje.
• Piense en equipos: realice los trámites necesarios para tener equipos si se requieren (carteles, megáfonos, sistemas de sonido y sillas).
• Piense en la recolección de fondos: envíe propuestas de financiación o solicite donaciones en especie (refrescos, pintura para los pendones, papel para los volantes, teléfonos celulares para los organizadores, etc

EJECUCIÓN DE EVENTOS

La organización de un evento es la base para ejecutarlo, pero hay varios aspectos a tener en cuenta al momento de la realización de lo planeado, ya que precisamente en ese momento se debe supervisar y controlar el que las actividades y la programación se estén realizando a cabalidad.

A continuación, se presentará una breve explicación de las herramientas de control para el evento en desarrollo, las leyes que los rigen de acuerdo a su magnitud y/o modalidad y finalmente algunas experiencias de reuniones realizadas en algunas empresas.

ROLES PARA DESARROLLAR UN EVENTO

Es recomendable delegar funciones organizadamente al momento de ejecutar el evento, para lograr que todo marche de la mejor manera y cumplir el objetivo.

Existe una forma de organizar a las personas que coordinen un evento, se trata de especificar la función de 5 personas o coordinadores, para que a su vez, dirijan su grupo, determinado para el tema que corresponda.

Las 5 funciones más importantes son:

GERENTE O DIRECTOR: Encargado de la toma de decisiones, dirige a los coordinadores y es el directo responsable del evento.

ADMINISTRADOR: Encargado de los recursos dispinibles para el desarrollo del evento y su distribución.

COMUNICADOR: Encargado de las relaciones públicas, la prensa y los medios de comunicación, tambien los contactos de referencia que se requieran para la difusión del evento y la publicidad. Esta función tiene lugar en eventos de gran magnitud.

SERVICIOS GENERALES: Encargado de todas aquellas actividades que se requieran para el aseo y ambientación del lugar del evento y la asistencia de los invitados.

INTEGRADOR: Encargado de incorporar la funciones de los coordinadores, funciona como un "ayudador" en el desarrollo del evento, esta persona debe contar con las capacidades necesarias, para desempeñar todos los roles de coordinadores anteriormente nombrados.

Verificación y control:

Durante el evento el grupo coordinadores, o bien, el encargado de la logística, debe realizar una serie de reuniones periódicamente como elemento efectivo de comunicación, pues en estas se darán a conocer las fallas en el proceso, se tomarán decisiones y se darán soluciones a éstas.

La lista de verificación de tareas es una herramienta muy utilizada para conocer las actividades y acciones que deben ser ejecutadas en la etapa preliminar, durante y después del evento. A continuación un ejemplo de esta:

LISTA DE CHEQUEO

PRE EVENTO

• Elaboración de propuesta
• presentación y aprobación
• reservas necesarias
• medios de divulgación
• reglamento
• Cotización y compras
• Apoyo logístico
• implementación técnica
• inauguración
• protocolo

DURANTE EL EVENTO

• Apertura
• Proveedores
• Informes
• Horarios
• Reuniones de control
• Cierre
• Responsables de las funciones
• Implementación técnica

POST EVENTO

• Desmontaje de instalaciones
• Legalización
• Informes
• Cierre
• Agradecimientos

Terminado el evento no olvidar...

• Cerrar las cuentas.
• Enviar una carta a los patrocinadores, conferenciantes, personalidades, etc., agradeciéndoles su colaboración.
• Obtener retroalimentación de los asistentes a través del correo electrónico o el medio que más se facilite.